Administrare: 7 cele mai bune practici pentru îndrumarea șefului

Credit: Pixabay Creative Commons licență

Managerii nu se descurcă doar. De asemenea, se descurcă și să învețe cum să facă bine este o abilitate critică în carieră.

Gestionarea în jos este ceea ce fac managerii cu personalul care este rapoarte directe. Administrarea este ceea ce fac managerii propriilor lor șefi.

Managerii eficienți mijlocii și seniori doresc, în mod ideal, să se asigure că șefii lor iau decizii bune pe baza informațiilor precise, în timp util și de înaltă calitate. Ei ar trebui să-și dorească relații solide bazate pe înțelegere reciprocă, opinii compatibile și dezacorduri respectuoase.

„Trebuie să știi să anticipezi nevoile șefului tău - o lecție pe care o putem învăța cu toții de la cei mai buni asistenți executivi. Trebuie să înțelegeți ce îl face pe șeful dvs. să bifeze (și ce o deranjează) dacă doriți să cumpărați ideile dvs. În mod inevitabil, problemele vor apărea, însă cunoașterea modului corect de a aduce o problemă șefului tău te poate ajuta să navighezi în situații lipicioase ”, spune Dana Rousmaniere în Harvard Business Review.

Angajații presupun adesea că comportamentul și performanța lor la locul de muncă necesită un supraveghetor care să ofere toate orientările. În această viziune îngustă, conducerea vine întotdeauna de la șef.

Dar nu este neapărat cazul. Uneori, angajatul poate ghida supraveghetorul. Efortul de a ghida șeful este un mod instructiv de a învăța cum să gestionați și, de asemenea, o investiție în securitatea locului de muncă și succesul viitor.

7 cele mai bune practici pentru gestionarea

Unele bune practici sunt utile în învățarea modului de gestionare eficientă. Ei includ:

  1. Găsirea echilibrului corect între comunicarea prea des și nu suficient.
  2. Comunicarea în cel mai concis mod posibil.
  3. Împărtășirea vești bune, dar nu minore.
  4. Împărtășind vești proaste sincer, dar cu atenție.
  5. Să fii selectiv când să lupți.
  6. Evitarea reclamațiilor și criticilor față de alți angajați.
  7. Datarea și documentarea tuturor informațiilor importante.

1 - Găsiți echilibrul corect între prea des și nu suficient

O expresie micro este o expresie facială care durează doar o secundă împărțită. Am avut un șef ale cărui micro-expresii mi-au spus că vizitez prea des. Am tăiat drumul înapoi și mai târziu m-am certat pentru că nu comunic suficient. Până la urmă am găsit echilibrul potrivit.

Un alt șef a avut întotdeauna o micro-expresie negativă de fiecare dată când am intrat în biroul său. Dar am aflat că a vrut mereu să fie lăsat singur, pentru că avea prea multe probleme mari. Ea m-a învățat să împărtășesc informații importante cu el prin e-mail și note, mai degrabă decât prin vizite la birou.

Credit: Pixabay Creative Commons licență

2 - Comunicați în modul cel mai concis posibil

Cu cât este mai mare managerul, cu atât un angajat la orice nivel trebuie să comunice informații concise și utile. Managerii de nivel superior și executiv trebuie să elimine cantități masive de fapte pentru a se concentra pe ceea ce este cel mai util și important. Nu vor să fie mai copleșiți decât se simt deja.

Subordonații trebuie să învețe cum să își editeze cu atenție discursul, e-mailurile, apelurile telefonice și memoriile. De asemenea, trebuie să adapteze cantitatea și frecvența în funcție de personalitatea șefului. Unii șefi doresc mai multe informații, iar alții doresc mai puțin. Dar un șef care dorește mai mult îl vrea concis.

3 - Distribuie vești bune, dar nu minore

Angajații nesiguri vor împărtăși adesea tot felul de vești bune. Un manager de nivel superior care are mari provocări cu managementul timpului nu va dori să audă toate acestea. Vești bune minore merită împărtășite la finalul unei discuții, apeluri telefonice sau e-mail despre un alt subiect mai important. Nu ezitați niciodată să împărtășiți vești importante importante imediat ce se întâmplă.

4 - Distribuie vești proaste sincer, dar cu atenție

Nimeni nu vrea să împărtășească vești proaste cu orice nivel de conducere din cauza potențialelor consecințe asupra angajatului care a fost responsabil pentru ceea ce a mers prost. Dar a nu împărtăși desigur este o idee groaznică.

Deci managerul ar trebui să se gândească prin ce să-i spună șefului, cum să-l spună și ce se va face pentru a îmbunătăți situația sau a minimiza impactul. Ascunderea sau denaturarea faptelor importante va duce la pierderea încrederii.

5 - Fii selectiv în alegerea luptelor

Subordonații care sunt tentați să lupte cu șeful pe o problemă ar trebui să încerce un raport 80/20. Înseamnă că 80% din timp în care șefii greșesc și dezacordul este minor, subordonatul ar trebui să încerce să dea drumul, dar să nu-l alunge pe șef în cealaltă direcție.

Angajatul ar trebui să se opună afirmativ și cu respect șefului celelalte 20 la sută din timp, mai ales atunci când dezacordurile sunt majore. Sper doar că acele vremuri sunt rare.

Ceva care are consecințe juridice sau etice grave este o excepție. În aceste cazuri, angajatul ar trebui să folosească orice element de logică, dovezi și integritate pentru a reveni cât mai ferm și diplomatic posibil.

„Bineînțeles, vor fi momente în care nu ești de acord cu șeful tău și este în regulă - atât timp cât ai învățat să nu fii de acord într-un mod respectuos, productiv”, spune Rousmaniere.

6 - Evitați reclamațiile și criticile altor angajați

Liderii și managerii sunt plătiți pentru rezolvarea problemelor, chiar și atunci când acel „lider” este un manager de mijloc sau chiar un angajat al personalului. Dacă un alt manager face parte dintr-un conflict, șeful trebuie să afle despre el doar dacă subordonatul a trecut prin fiecare scenariu posibil în rezolvarea acestuia.

Deoarece este o formă de vești proaste (a se vedea numărul 5 de mai sus), angajatul sau managerul ar trebui să se gândească la modul de partajare cu șeful. În discuție, rămâneți obiectivi cu privire la problemă. Concentrați-vă pe comportament, problemă sau situație și nu pe persoană.

Vezi mai multe despre lideri și manageri: sfaturi în carieră pentru persoanele responsabile.

7 - Data și documentul Toate informațiile importante

Trimiteți întotdeauna cele mai importante informații dintr-o notă datată și fie imprimați-o pentru un folder de hârtie, fie salvați-o pentru un folder electronic. Dacă problema este suficient de importantă, aduceți o copie la o vizită la birou și lăsați-o cu șeful.

Managerii de nivel superior cu suprasolicitare de informații pot uita de document sau chiar de discuțiile despre subiect. O notă datată și salvată este o formă de asigurare pentru angajatul care o trimite.

Riscuri de gestionare rău

Managerii pot lua decizii proaste din cauza defectelor în fluxul de informații. Defectele includ următoarele:

Credit: Unsplash
  • Un angajat care denaturează informațiile pentru a atrage favoare.
  • Un angajat care lasă fapte cheie.
  • Un angajat tânăr sau neexperimentat, care împărtășește zvonuri false sau nefondate.
  • Un angajat care este pur și simplu PO despre ceva.
  • Angajații care înțeleg greșit informațiile și împărtășesc neînțelegerea.

Rezultatul final este denaturarea informațiilor care curge de la angajat sau manager la supervizorul de nivel superior. Aceste distorsiuni afectează deciziile managerului, unele dintre ele putând avea un impact dăunător asupra companiei și a angajaților.

Angajații raționali, cu minte deschisă și obiective de orice fel, indiferent că sunt personal sau manageri, pot învăța cum să controleze fluxul de informații către managementul superior și executiv. Este o formă de putere pentru oricine dorește să se descurce cu succes.

Odată ce angajații înțeleg această putere, o pot folosi în scopuri bune sau rele, în funcție de caracterul sau nivelul lor de securitate.

În cei 40 de ani de carieră în management și consultanță, am văzut exemple de angajați care se autoservesc, care distorsionează informațiile pentru binele lor. Ei se îndepărtează de ea pentru o vreme, dar nu pentru totdeauna. S-ar fi descurcat mult mai bine dacă ar fi învățat să se descurce eficient.

„Poate că cea mai importantă abilitate de a stăpâni este să-ți dai seama cum să fii o sursă autentică de ajutor - pentru că administrarea nu înseamnă să te înșeli”, spune Rousmaniere.